10 steg mot sertifisering

ISO sertifisering kan for noen virke avskrekkende. For de fleste dreier det seg allikevel stort sett om å systematisere de interne prosesser og verktøy de allerede har. Veien til bærekraftig forretningsdrift er ikke så lang som du tror.

1. Identifiser behov  

Gevinsten ved å sertifisere seg er mange, og kan variere fra bedrift til bedrift. Vi anbefaler at du starter med å granske bakgrunnen for at bedriften ønsker å implementere et ledelsessystem. Hva ønsker dere å oppnå? Er det krav fra kunder, eller ønsker dere å differensiere dere fra konkurrenter? Er målet først og fremst å skape en felles måte å jobbe på, redusere risiko for tap, eller kartlegge miljøpåvirkning? 

2. Gå til anskaffelse av standarden 

Sett deg inn i standarden. Last ned veiledningsdokumenter på våre nettsider, eller kjøp en kopi av standarden på standard.no.  

3. Sett opp en strategi  

For å lykkes med å implementere et ledelsessystem må hele ledelsen forplikte seg til sammen å definere en implementeringsstrategi. 

4. God ressursplanlegging og intern forankring

Det er viktig at det utarbeides tidsplaner og at involverte ressurser gjøres tilgjengelig. Ansvaret må fordeles i organisasjonen og ikke bare allokeres til HMS-, kvalitet- eller miljøsjefen. Intern forankring blant de ansatte er en viktig suksessfaktor. En prosjektimplementeringsplan kan være en fin måte å bidra til å identifisere behov, følge opp implementeringen og involvere brukerne på. 

5. Kjenn dine prosesser  

Sertifisering krever at du beskriver interaksjonen mellom de forskjellige prosessene i bedriften. Skisser et enkelt prosesskart spesifikt for organisasjonen. Kartet bør identifisere nøkkelprosesser og indikere ressurser, kontroll, dokumentasjon og rapporter for ledelsessystemet. Prosesskartet bør valideres i hele organisasjonen for å sikre fremtidig måloppnåelse. 

6. Kartlegg opplæringsbehov 

Sertifisering krever identifikasjon av kompetansekrav for de ansatte. Avdelingsledere, ansatte og internrevisorer vil alle møte krav til kompetanse, og det vil ofte være behov for ekstern opplæring. En rekke kurs, workshops og seminarer er tilgjengelig for å møte disse behovene. Pass på å definere hvordan dere på en effektiv måte kan organisere riktig type opplæring. 

7. Strukturere og oppdatere nødvendig dokumentasjon 

Sertifisering krever dokumentasjon av policy, manualer, prosedyrer og enkelte ganger også journaler. I de fleste tilfeller foreligger mye av dokumentasjonen allerede, og i så fall vil oppgaven bestå av å rydde, redusere og kanskje forbedre den dokumentasjonen du allerede har. Effektiv og riktig bruk av it-systemer er en forutsetning for at du skal lykkes med implementeringen.  

8. Implementer ledelsessystemet   

Implementering av kravene i ledelsessystemet bør måles og dokumenteres ved hjelp av interne revisjoner. Vi anbefaler også gjennomføring av ledelsens gjennomgåelse for å sikre at systemet viser seg formålstjenlig, tilstrekkelig og effektivt. En hovedrevisjon dekker alle relevante sider ved ledelsessystemet og standardens krav. Etterfulgt av hovedrevisjonen må korrigerende tiltak identifiseres, iverksettes og dokumenteres. 

9. Vurder en statusanalyse   

En status- eller gap analyse utført av et sertifiseringsorgan kan identifisere avvik mellom kravene i standarden og deres eksisterende prosesser. Denne analysen kan utføres når som helst og er helt uavhengig av sertifiseringsprosessen.

10. Bli sertifisert!   

Bruk kun nasjonalt akkrediterte sertifiseringsorganer. Utstedelse av sertifikatet skjer først etter at revisjonsresultatene og avviksoppfølgingen er gjennomgått. Hvis ledelsessystemet da tilfredsstiller standardens krav blir sertifikatet utstedt med tre års gyldighet i henhold til avtalt omfang. God planlegging og løpende dialog med ditt sertifiseringsorgan vil gjøre veien til sertifisering håndterbar for enhver bedrift!