Enten det er sertifisering av et administrasjonssystem, et produkt eller et prosjekt, gir det bevis på samsvar i henhold til nasjonale eller internasjonale standarder.

Veien til sertifiseringsprosessen vil variere lett for ulike tjenester, slik som sertifisering av administrasjonssystemer eller produkter. For å veilede deg gjennom prosessen har vi valgt et administrasjonssystem som et eksempel.

Hvordan forbereder jeg meg for en akkreditert sertifisering?

Etter å ha bestemt administrasjonssystemet du ønsker å implementere, er det visse trinn for å få deg i gang. Disse enkle trinnene har vist seg å være uvurderlige for selskaper som søker sertifisering. Etter som du setter i gang, hold følgende i tankene:

• Se til at du begynner prosessen med riktig holdning.
• Ha en fullstendig forståelse av konseptet som fremsettes i standarden og bruk det som en guide til å definere administrasjonssystemet ditt.
• Forstå hva hvilken bruk og implikasjoner standarden vil betyr for selskapet.
• Bruk standarden som et verktøy for forbedring.
• Ha en forståelse for risikoene og prosessene som påvirker din organisasjons egenskap til å realisere forretningsstrategien. Organisasjonens evne til å realisere forretningsstrategien.
• Velg din partner (sertifiseringsorgan/registreringsorgan) omhyggelig.

Hvilke trinn skal jeg følge?

Nedenfor finner du 10 generelle trinn som vil ta deg ned veien til sertifisering:

• Anskaff standarden: Anskaff og les gjennom en kopi av standarden for å gjøre deg kjent med kravene og bestem om sertifisering/registrering etter denne standarden er fornuftig for din organisasjon.
• Gjennomgå litteratur og programvare: Det finnes en stor mengde av utgitt informasjon som er tilgjengelig, som er designet til å hjelpe deg til å forstå og implementere en standard. Mer også at for noen standarder, er det utviklet retningslinjer for hvordan du implementerer kravene innenfor en organisasjon (f.eks. ISO/TS 9002 som dekker ISO 9001 og ISO 14004 som dekker ISO 14001). Ta litt tid til å undersøke hva som er tilgjengelig og identifiser hvilken som kan være støttene for din implementeringsprosess.
• Sett sammen et team og definer strategien din: Tilpasning av et administrasjonssystem må være en strategisk beslutning for hele organisasjonen. Det er avgjørende at senior ledelse er involvert i beslutningen og opprettelsesprosessen. De bestemmer forretningsstrategien som et effektivt administrasjonssystem skal støtte. I tillegg trenger du et dedikert team for å utvikle og implementere administrasjonssystemet.
• Bestemme opplæringsbehov: Dine teammedlemmer som er ansvarlige for å implementere og opprettholde administrasjonssystem(er) vil ha behov for å kjenne de fullstendige detaljene for de(n) gjeldende standarden(e). Det er et bredt utvalg av opplæringer, workshops og seminarer tilgjengelig som er designet for å oppfylle dine behov. Vi tilbyr et antall offentlige kurs over hele verden. Kontakt ditt lokale DNV-kontor for mer informasjon.
• Gjennomgå konsulentalternativer: Uavhengige konsulenter vil være i stand til å gi deg råd om en fungerende, realistisk og kostnadseffektiv strategiplan for implementeringen.
• Utvikle din administrasjonssystemdokumentasjon: Bestem en egnet plattform for din administrasjonssystemdokumentasjon (dvs. spesifikk programvare, prosesskartbasert, SharePoint-basert). Den riktige plattformen er viktig for å sikre effektiv administrasjon, kommunikasjon og implementering. Administrasjonssystemet skal beskrive retningslinjene og operasjonene til selskapet ditt. Dokumentasjonen inkluderer relevante prosesser og annen dokumentert informasjon som er nødvendig for å støtte deg i å oppfylle dine beregnede resultater og kravene til den gjeldende standarden.
• Bestem, administrer og dokumenter dine prosesser: Et viktig trinn i å utvikle ditt administrasjonssystem er å bestemme de nødvendige prosessene og deres interaksjoner i samsvar med dine retningslinjer, strategi og mål. Disse prosessene skal dekke områder som:
  • Produkt- og servicerealisering (driftsprosesser)
  • Oppfylle relevante behov og forventninger av kunder og andre interessenter
  • Administrasjonsprosesser, inkludert måling, analyse, forbedring og innovasjon
• Implementere ditt ledelsessystem: Kommunikasjon og opplæring er nøkkelen til en vellykket implementering. I løpet av implementeringsfasen vil organisasjonen fungere i henhold til de etablerte prosessene og tilkoblede kriterier for å dokumentere og demonstrere effektiviteten til administrasjonssystemet.
• Vurdere en forhåndsvurdering: Du kan velge å få utført en preliminær evaluering av implementeringen av administrasjonssystemet av et sertifiseringsorgan/registreringsorgan. Formålet er å identifisere områder med manglende kompatibilitet eller svakheter og gjøre at du kan korrigere disse områdene før du begynner den akkrediterte sertifiseringsprosessen. Hvis det vurderes en ikke-kompatibilitet, betyr det at et spesielt område i ledelsessystemet ikke er i samsvar med kravene til standarden.
• Velg et sertifiseringsorgan/registreringsorgan: Ditt forretningsforhold med sertifiseringsorganet/registreringsorganet vil eksistere i mange år, da sertifiseringen din må opprettholdes. For å ha et effektiv administrasjonssystem, er kontinuerlig forbedring avgjørende. DNV vil hjelpe deg til å få maksimal verdi gjennom sertifiseringsreisen med en partnerskapmetode, risikobasert revisjon og digitale verktøy som fremmer effektivitet og forbedring.