Suspensjon: Tidsbegrenset ugyldiggjøring av et sertifikat, tilbaketrekking: Permanent ugyldiggjøring av et sertifikat

Initiering av suspensjon eller tilbaketrekking

DNV kan initiere supensjonen i tilfeller der:

1. Sertifiserte administrasjonssystemer har vedvarende og i alvorlig grad ikke oppfylt sertifiseringskrav, for eksempel:

• Ikke reagert tilstrekkelig for å identifisere identifisert manglende ikke-kompatibilitet(er)
• Administrasjonssystemer reflekterer ikke aktuell organisasjon og prosesser, f.eks. som følge av endringer, oppkjøp, diversifisering osv.
• Den større delen av administrasjonssystemet er ikke implementert

2. Det tillates ikke å utføre overvåkningsrevisjoner og resertifiseringsrevisjoner i henhold til påkrevd frekvens eller som planlagt

3. Overtredelse av vikårene for undertegnet sertifiseringsavtale, for eksempel:

• Manglende betaling av avgifter
• Feil bruk av sertifiseringsmerket og henvisning til sertifisering

4. Kunden forespør frivillig midlertidig suspensjon

5. Det mottas bevis fra myndigheter osv. som kan påvirke sertifikatstatusen, f.eks.:

• Tegn på manglende compliance av forskriftsmessige/lovbestemte krav som er relevante for det sertifiserte administrasjonssystemet
• Tegn på et ikke-effektivt administrasjonssystem i tilfelle alvorlige hendelser/ulykker.

Ledelsen og autorisert personale innenfor DNV-enheten som utstedte sertifikatet skal bestemme handlingen som skal tas, basert på en gjennomgang og rimelige hensyn til bevis. Hvis det tas beslutning om suspensjon, skal prosessen nedenfor følges.

Suspensjon av et sertifikat er vanligvis initiert som første trinn, etterfulgt av tilbaketrekking hvis problemet ikke løses i tide. Avhengig av alvorlighetsgraden til tilfellet kan DNV bestemme en direkte tilbaketrekking av sertifikatet.

Der svikten av ledelsessystemet er relatert til en spesifikk del av organisasjonen, spesifikke produkter osv., kan DNV også vurdere en reduksjon i omfanget av sertifiseringen som et alternativ til suspensjonen. DNV kan også velge å kun gi kunden en advarsel om at suspensjon vurderes.

Suspensjon

Beslutningen om å suspendere et sertifikat skal kommuniseres til kunde med et formelt brev. Brevet skal inkludere:

• En erklæring om beslutningen om å suspendere sertifikatet, inkludert en egnet beskrivelse av situasjonen, argumentering og referanse til objektivt bevis.
• Rett til å svare på og klage på beslutningen. Normalt sett gis det 10 dagers varsel for å svare og protestere. En protest kan legges inn gjennom klageprosedyren.
• Startdato for suspensjonen (normalt fra datoen for mottak av brevet)
• Betingelser og forfallsdato for nødvendig handling for å trekke tilbake suspensjonen, samt konsekvensen hvis tilfredsstillende handlinger ikke utføres.
• Midler for oppfølging av DNV for å verifisere at betingelser er oppfylt og nødvendige utbedrende handlinger har blitt implementert
• En erklæring om at sertifikatet er ugyldig under en suspensjon og at bruk av alt annonsemateriale som inneholder en henvisning til sertifiseringen er forbudt i løpet av suspensjonen
• En erklæring om at både kunden og DNV skal informere alle forespørrende om at sertifikatet er suspendert

Et sertifikat skal ikke suspenderes i mer enn 6 måneder.

Oppfølging

DNV skal verifisere at betingelser er oppfylt og forespurte utbedrende handlinger har blitt implementert.

Avhengig av denne verifiseringen skal DNV enten:

• Erklære et positivt resultat, tilbakekalle suspensjonen og erklære et gyldig sertifikat
• Erklære et negativt resultat på grunn av manglende evne til å løse problemene som resulterte i suspensjon. Denne situasjonen vil normalt føre til permanent tilbaketrekking av sertifikatet (Se nedenfor)
• Uansett vil kunden motta et brev som bekrefter resultatet.

Tilbaketrekking

Tilbaketrekking av sertifikatet skal initieres hvis:

• Kunden ikke oppfyller betingelsene for suspensjon
• En suspensjon ikke anses å være et passende tiltak.

Beslutningen om å trekke tilbake et sertifikat skal formelt kommuniseres til kunden, inkludert kravene om å

• Opphøre bruken av sertifiseringsmerket og enhver henvisning til sertifisering
• Returnere sertifikat(er) og kopier til DNV
• Kunden har en rett til å protestere. En protest kan legges inn gjennom klageprosedyren.